I dati conservati in parrocchia vanno custoditi con cura. Proprio per questo, anche nella gestione interna alla parrocchia, l’accesso ai dati deve essere permesso al minor numero di persone possibile, opportunamente scelte e formalmente nominate.
Coloro che trattano i dati per conto della parrocchia, all’interno della sua organizzazione, assumono il ruolo di «incaricati al trattamento» o «autorizzati al trattamento».
È prudente – per ovvie ragioni – evitare una inutile moltiplicazione delle persone incaricate ed autorizzate: oltre al parroco, nella generalità dei casi sarà opportuno e sufficiente nominare “autorizzati al trattamento” il vicario parrocchiale (soprattutto se direttore di oratorio) e le persone (poche) che svolgono il servizio di segreteria parrocchiale e/o di segreteria di oratorio.
A costoro vanno date precise indicazioni sulla buona e prudente custodia dei dati, soprattutto sull’importanza di non divulgarli a terzi. È comunque sempre possibile la comunicazione di dati alla Diocesi in occasione di iscrizione ad eventi particolari.
Le banche dati e gli archivi non vanno lasciati aperti e disponibili ad altre persone.
Gli elenchi potranno essere consegnati ad altri volontari solo nel caso in cui essi siano necessari per compiere un determinato servizio (ad esempio: l’elenco degli iscritti in una classe di catechismo può lecitamente essere affidato ai catechisti di quella classe per il corretto e sicuro svolgimento dell’attività e per una effettiva presa in carico dei minori; l’elenco dei malati da visitare può essere consegnato al ministro della Comunione incaricato). Ovviamente, anche la consegna dell’elenco va sempre accompagnata all’indicazione al volontario/a di evitare la diffusione dei dati o un utilizzo improprio. I dati contenuti nell’elenco devono essere solo quelli strettamente necessari all’attività stessa.
La nomina dell’incaricato (autorizzato) al trattamento va fatta mediante apposito documento da tenere conservato in segreteria parrocchiale. Esso andrà modificato e/o integrato in caso di ogni variazione di incaricato. Titolare del trattamento è la parrocchia; il parroco sottoscriverà la nomina degli autorizzati al trattamento in qualità di legale rappresentante pro tempore.
Alla persona incaricata è bene che venga rilasciata copia delle indicazioni e istruzioni di prudenza e buona custodia per un opportuno svolgimento del suo servizio.
In allegato il fac-simile (in formato Word) per la nomina. Per ogni incaricato sarà opportuna identificarne la qualifica e l’ambito dei dati cui ha accesso (es: vicario parrocchiale, segretario/a oratorio).
